Открытие турфирмы – пошаговое руководство

Поиск партнеров и поставщиков турпродукта

Туроператоры

Туроператоры или прямые поставщики? Прежде всего перед открытием турфирмы нужно чётко понять, что на туристическом рынке ваша турфирма будет заниматься не только абстрактной продажей "отдыха", ярких эмоций, настроения и новых впечатлений. Вы будете продавать услуги по организации отдыха в отелях своей страны и за рубежом. Говоря проще, на 85-90% вы будете продавать номера в отелях. А также реализовывать некоторые другие незначительные по финансовому вкладу сопутствующие туристические услуги и продукты. Ваша турфирма не хотельер и не авиа перевозчик. Самую трудоёмкую деятельность по формированию туристического продукта на рынке тур услуг ведут туроператоры. Это и будут ваши главные партнёры и поставщики тур. продукта. Именно туроператоры несут самые большие организационные хлопоты и риски. Они производят существенные финансовые инвестиции, но получают основную прибыль на туристическом рынке.

Выбор надежных партнеров-туроператоров — важный и ответственный этап открытия турфирмы, от которого зависит Ваш успех 🙂 или ... неуспех 😕. Что нужно учитывать при выборе партнёра-поставщика? Специализацию, условия сотрудничества с посредниками суб-агентами (а это Вы), размер комиссии суб-агента или его скидки, финансовая устойчивость туроператора, доля рынка, история сущестования туроператора (его репутация).

От Вас потребуется заключение агентских и суб-агентских договоров, обращайте внимание на условия! Читайте все страницы, а лучше отдайте договора на проверку профессиональным юристам.

Прямые поставщики

Прямые поставщики турпродукта и тур услуг могут быть интересны при открытии турфирмы только в том случае, если Вы туроператор. Тогда вы сможете сами формировать свой эксклюзивный турпродукт на рынке и будете контактировать с отелями, авиакомпаниями, страховыми компаниями (страховки для ВЗР), транспортными компаниями для организации трансфера, экскурсионными компаниями, то есть компаниями под общим названием – "принимающая сторона". Вот, именно все вышеперечисленные контрагенты и будут ваши прямые поставщики, с которыми Вам предстоят переговоры, контракты, спецусловия после открытия вашей турфирмы. Это совсем другой уровень финансовых затрат, экспертных знаний и ответственности. Случайно туроператорами не становятся.

Выбор оптимальной CRM и системы бронирования

CRM-система (Customer Relationship Management) — это программное обеспечение, которое помогает автоматизировать процессы взаимодействия с клиентами. Дословно переводится как «управление взаимоотношениями с клиентами». CRM упорядочивает процессы после открытия турфирмы, повышает качество обслуживания клиентов. Если Вы решили вести серьёзный, успешный, эффетивный и современный бузнес в сфере туризма, то при открытии турфирмы без CRM не обойтись. CRM системы для вас могут предлагать различные B2B-порталы, а можно купить и готовый лицензионный софт из коробки и долго возиться с персональной настройкой "под себя" и свои нужды, но универсальные решения для любого вида бизнеса – не самый лучший выбор. Для Вас более интересны именно специализированные туристические варианты, с хорошей репутацией и долгим периодом жизни на туристическом рынке. Именно у таких компаний в их CRM системах учтён весь букет нюансов туристического бизнеса. Такие CRM системы упростят вашу жизнь и работу вновь открытой турфирмы.

Рассмотрим типовой функционал CRM систем, это поможет сделать выбор оптимльной:

• управлять базой клиентов турагентства, видеть историю путешествий по каждому человеку,
• разграничивать права менеджеров,
• вести собственные личные задачи-напоминания,
• формировать и отправлять клиентам презентабелные web-подборки коммерческих предложений,
• вести эффективную и четкую работу с заявками на туры, формировать отчётность агентства,
• распечатывать комплект документов на тур непосредственно из программы,
• дистанционно подписывать документы на тур,
• использовать встроенный on-line поиск туров по базам данных крупнейших туроператоров,
• использовать преимущества работы через единый рассчётный центр бронирования Велл,
• продавать электронные авиабилеты, бронировать отели по всему миру,
• продавать дополнительные услуги индивидуального трансфера и страхования туристов за рубежом,
• более эффективно работать с туроператорами, посредством категоризации и рекомендаций по основным партнерам сети,
• получать регулярные приглашения на обучающие вебинары и доступ к видео архивам,
• получать оперативную on-line помощь от «Службы поддержки по работе с туроператорами»,
• получать on-line помощь от «Службы технической поддержки» по программам и интерфейсам,
• размещать on-line заказы на создание макетов рекламных материалов, используя ресурсы штатного дизайнера компании ВЕЛЛ,

Организация офиса и техническое оснащение

Организация офиса до открытия турфирмы, месторасположение турагентства, оснащение техникой, декорирование помещения, его дизайн и эргономика для сотрудников и клиентов, конечно, важная составляющая Ваших хлопот при открытии турфирмы. Мы уже не раз писали на эту тему, поэтому советуем почитать о выборе помещения для турфирмы и его дизайне. А также про оснащение офиса турфирмы оргтехникой и оборудованием.

Программное обеспечение

Выше мы подробно рассмотрели CRM систему «Велл-ТурАдмин» собственной разработки, доступ к которой получает каждый сотрудник при открытии турфирмы под вывеской ВЕЛЛ. Данная система универсальна и позволяет свести к минимуму все ваши затраты на закупку, настройку, поддержание, лицензирование какого-то иного программного обеспечения. Всю свою операционную деятельность менеджеры турфирмы ведут в «Велл-ТурАдмин» через Интернет. Поэтому, всё, что требуется иметь на устройстве тур менеджера из софта – современный браузер на основе ядра с открытым исходным кодом Chromium. Это может быть Яндекс браузер, Google Chrome или Chromium-Gost. Какой офисный пакет для текстовых файлов и электронных таблиц вы предпочитаете – бесплатные Open Office, Libre Office или пиратские MS Office – совершенно неважно.

Кроме того, став партнёром сети турагентств ВЕЛЛ, Вы сможете вносить свои рекоммендации и пожелания по удобству интерфейса и участвовать в разработке и внедрении новых идей, полезных для всех сотрудников сети.

В системе «Велл-ТурАдмин» представлена вся необходимая документация для полноценной работы сотрудников сразу после открытии турфирмы, от договоров с туроператорами, до правила заполнения туристской путевки и основных законодательных актов.

Из почтовых програм для email переписки мы советуем бесплатную и надёжную Mozilla Thunderbird. Хотя доступ к личному почтовому ящику в домене @well.ru вы сможете осуществлять и без неё, а через web интерфейс.

Маркетинг и Продвижение: Как найти клиентов?

В определённый момент при открытии турфирмы мы начинаем задумываться над самым сложным вопросом или «Как найти клиентов?» Настало время решать задачи маркетинга и продвижения своего предприятия. Как это сделать, быстро, эффективно и не слишком дорого? Вопросы очень непростые, особенно с учётом того, что `быстро`, `эффективно` и `недорого` выглядят, как взаимоисключающие понятия, когда дело касается маркетинга.

Уникальное Торговое Предложение (УТП)

Здесь нужно подумать над разработка своего Уникального Торгового Предложения (УТП) или `Почему клиенты должны выбрать именно вас`? Создание УТП при открытии турфирмы вовсе не означает, что вам нужно создавать свои особенные торговые продукты. Хотя такое не каждому под силу, но в результате эксклюзивные авторские туры могут дать максимальный эффект от продвижения. Согласитесь, что продавать одни и те же товары, к тому же мало отличающиеся по цене, сложно, а предлагать нечто уникальное выигрышно и заманчиво. Если разработать и продвигать свой уникальный тур продукт вам не под силу, не отчаивйтесь. Можно попробовать продвигать свои особые дополнительные услуги, которые отсутствуют у конкурирующих турфирм. Дополнительные сервисы оплаты в кредит, в сплит (в разбивку) или выезд к клиенту для оформления, или оформление документов online, не выходя из дома. Либо дополнительные уникальные экскурсии в месте отдыха, либо сервис индивидуальной перевозки до отеля и обратно.

Создание узнаваемости

На этоим этапе предприниматель быстро понимает, что для успеха при открытии турфирмы очень важна узнаваемость торговой марки на рынке. Поддержка брэнда. Что входит в создание узнаваемости?

• Название, логотип, фирменный стиль.
• Создание сайта (обязательно!): удобный, информативный, с онлайн-поиском туров (интеграция с B2B) или формой заявки.
• Страницы в соцсетях (VK, Telegram, Одноклассники, Rutube – в зависимости от целефой аудитории): контент-план, таргетированная реклама, вовлечение.

Всё это внушительные затраты и не под силу начинающим. И здесь самое время подумать об открытии турфирмы под "зонтиком" или вывеской другой известной сети по системе франчайзинга. Подробнее о том, как можно быстро открыть турфирму по франшизе под вывеской `Сеть туристических агентств ВЕЛЛ` вы сможете здесь: Станьте профи в туризме — вступайте в сеть Велл, здесь Как открыть турагентство наоборот? или здесь Франшиза Велл с гарантией 50 заявок в первый месяц.

Мы не просто продаем Вам право работать под нашим брендом. Мы предоставляем:
полную поддержку на всех этапах запуска, включая
помощь в подборе помещения для Вашего турагентства
индивидуальное обучение начинающих основам туристической деятельности, работе с CRM системой и страноведению основных популярных тур. направлений.

Каналы привлечения клиентов

Выше мы уже частично упоминали о возможных каналах по продвижению и рекламе турфирмы и её услуг. Без создания своего сайта — удобного, информативного, с онлайн-поиском туров и формой заявки, без группы в ВК, страницы в Одноклассники и канала в "Телеге", без публикаций в Дзен, роликов на RuTube заявить о себе будет очень сложно, практически нереально. Всегда остаётся самый любимый, надёжный условно бесплатный вариант – "сарафанное радио" или восторженные отзывы благодарных клиентов, но этот действенный механизм начинает работать не сразу, а лишь с накоплением опыта и репутации. Зато в дальнейшем он очень помогает любому агентству.

• Онлайн: SEO, контекстная реклама (Яндекс.Директ), соцсети, email-маркетинг, партнерские программы, отзовики (Отзовик, TripAdvisor).
• Офлайн: "Сарафанное радио" (очень важно!), печатная реклама (местные СМИ), участие в выставках, сотрудничество с корпоративными клиентами.
• Взаимовыгодный обмен рекламными материалами с соседями. Например ваши листовки с рекламой в соседней аптеке или салоне красоты, а визитки или листовки аптеки и салона лежат у вас на столике в турагентстве.

Программы лояльности, а не демпинг

Запомните – ленивые просто демпингуют и разоряются, а вы должны постоянно привлекать к себе внимание и воспитывать лояльность через предложение скидок постоянным клиентам, бонусные программы с накоплением баллов, розыгрыш билетов, участие в акциях, конкурсах, викторинах среди клиентов.

Клиентский сервис – основа успеха турфирмы

• Профессиональное консультирование: Индивидуальный подход, глубокое знание продукта.
  
• Работа с возражениями.
  
• Оформление договоров: Прозрачность, полная информация об условиях.
  
• Поддержка на всех этапах: До поездки, во время (круглосуточный телефон поддержки – обязательно для операторов, желательно для агентов), обзвон и отзывы после поездки.
  
• Работа с рекламациями: Быстрое и справедливое решение проблем.
  
• Сбор отзывов.

Запуск и первые шаги после открытия турфирмы

• Тестовый период потребуется на отладку всех процессов.
• Первые продажи, возможно, будут со скидками для друзей, знакомых и близких. Постарайтесь использовать этих первых и хорошо знакомых вам клиентов по максимуму – просите их поделиться отзывами о вашем агентстве в Яндексе, в соцсетях, везде, где только возможно. Попросите их поделиться фотографиями курортов, описанием отелей, впечатлениями от отдыха. И после импользуйте эти материалы себе во благо для офрмления сайта, ведение каналов в мессендерах и других публикациях.
• Анализ первых результатов после открытия турфирмы потребует не только корректировка планов, но и затрат и даже замены сотрудников.

Риски и как их минимизировать

• Непредвиденные отмены/изменения туров поставщиками – один из самых распространённых рисков для любой турфирмы. Избежать неприятностей поможет работа с надежными партнерами, страховки тура на случай отмены поездки (от невыезда), четкий договор с клиентом.
• Недовольство клиентов принесёт за собой негативные отзывы. Поэтому качественный сервис, хорошее знание всех нюансов, потенциальных проблем при подготовке к путешествию и во время отдыха, понятный подробный договор, страховка ВЗР и страховка на случай отмены поездки уберегут ваши нервы и вашу турфирму после открытия от антирекламы, повысят её рейтинг.
• Финансовые риски могут подстерегать предпринимателя после открытия турфирмы в виде кассовых разрывов (когда "дебет/кредит" не сходятся). То есть, когда вам необходимо к определённому сроку произвести платежей больше, чем ожидается поступлений. Это и мошенничество сотрудников и небрежное отношение к стоимости и цене при различных закупках. На всех этапах необходим тщательный контроль платежей.
• Изменение законодательства. Это не очевидный, но очень болезненный фактор риска, потребует от вас отслеживать новости индустрии, быть в курсе политических и экономических событий.
• Форс-мажоры или shit happens :) а точнее, пандемии, теракты, акулы, катастрофы, политика. Чтобы снизить вероятность краха из-за Форс-мажора, нужно озадачиться диверсификацией направлений, иметь финансовые гарантии (финансовую подушку).